Urząd Miasta Józefów nad Wisłą

Do zadań Referatu Organizacyjnego i Spraw Samorządowych należy: 
1) prowadzenie spraw kancelaryjnych w tym:
a) przyjmowanie, wysyłanie i rozdział korespondencji, 
b) obsługa kserokopiarki, 
c) przepisywanie na komputerze obszerniejszych opracowań, 
d) prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej. 
2) zaopatrywanie Urzędu w niezbędne czasopisma i wydawnictwa 
3) prowadzenie spraw związanych z gospodarką drukami, materiałami biurowymi, pieczęciami, tablicami itp., 
4) prowadzenie spraw związanych z eksploatacją i konserwacją urządzeń i sprzętu biurowego 
5) zabezpieczenie obsługi urzędu w zakresie utrzymania porządku i estetyki pomieszczeń biurowych (sprzątanie, ogrzewanie itp.), 
6) prowadzenie archiwum zakładowego, 
7) zabezpieczenie łączności telefonicznej w Urzędzie oraz obsługa radiotelefonu i faksu, 
8) obsługa poczty elektronicznej, 
9) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem biuletynu informacji publicznej,
10) prowadzenie rejestrów i dopilnowanie realizacji zgłaszanych pod adresem Wójta: 
a) postulatów i wniosków ludności 
b) skarg i listów obywateli 
11) prowadzenie dokumentacji związanej z przyjmowaniem i załatwianiem skarg i wniosków, 
12) organizowanie i obsługa techniczno – biurowa narad pracowników Urzędu Gminy, 
13) współpraca z organami ścigania i wymiarem sprawiedliwości, 
14) udzielanie informacji interesantom i kierowanie do właściwych stanowisk pracy, 
15) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy i załatwianie spraw związanych z zatrudnieniem bezrobotnych oraz wyposażeniem ich w sprzęt, odzież ochronną i środki czystości, 
16) prowadzenie spraw bhp i ppoż. w Urzędzie: 
a) analiza okresowa stanu bhp 
b) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
c) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń, instrukcji dotyczących bhp 
d) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów, dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz badań środowiska pracy 
e) udział w pracy zespołu powypadkowego i sporządzanie dokumentacji powypadkowej 
17) prowadzenie spraw związanych z niezdolnością do pracy (rejestr zwolnień lekarskich), 
18) nadzorowanie pracy sprzątaczki i konserwatora, 
19) zabezpieczenie mienia w Urzędzie, organizacja ochrony gmachu Gminy, zabezpieczenie p. pożarowe, 
20) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu oraz działalnością socjalną na rzecz pracowników, 
21) prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem dyscypliny pracy (lista obecności, książka wyjść służbowych w godzinach pracy, książka dyżurów, zmiana czasu pracy itp.), 
22) w zakresie spraw kadrowych: 
a) prowadzenie akt osobowych pracowników zatrudnionych w urzędzie i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. 
b) przygotowywanie dokumentacji związanej z zawieraniem umów o pracę, mianowaniem, powoływaniem, awansowaniem, wysługa lat, nagrodami jubileuszowymi, nagradzaniem, odznaczeniem, zwolnieniem oraz współdziałanie ze stanowiskiem ds. księgowości budżetowej w sprawie kompletowania dokumentacji emerytalno – rentowej, przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy i ewidencji czasu pracy. 
23) prowadzenie ewidencji: 
a) wydawanych legitymacji ubezpieczeniowych 
b) urlopów wypoczynkowych 
c) urlopów z tytułu opieki nad dzieckiem 
d) urlopów bezpłatnych 
e) urlopów szkoleniowych 
f) zarządzeń wójta i kierownika Urzędu
g) umów zawartych przez gminę
24) wydawanie delegacji służbowych 
25) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych 
26) współdziałanie z właściwymi organami w celu przygotowania i przeprowadzenia:
a) wyborów do Sejmu i Senatu
b) wybory Prezydenta RP
c) wyborów do Rady Gminy, Rady Powiatu, Sejmiku Województwa
d) wyboru organów samorządu mieszkańców
e) wyboru ławników do sądów powszechnych
f) referendów i konsultacji społecznych 
27) prowadzenie spraw związanych z referendum ogólnokrajowym i lokalnym. 
28) pobieranie opłaty skarbowej zgodnie z obowiązującymi przepisami, za stwierdzanie własnoręczności podpisu i zgodności odpisu z oryginałem. 
29) prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem tajemnicy państwowej i służbowej. 
30) w zakresie obsługi Rady Gminy: 
a) zawiadamianie radnych i osób zaproszonych o terminie i miejscu odbycia sesji rady 
b) zabezpieczenie właściwych warunków przeprowadzenia sesji, a w szczególności przygotowanie lokalu, przygotowanie i zbieranie materiałów na sesję, doręczanie potrzebnych materiałów radnym 
c) sporządzanie protokółów z sesji. 
d) przesyłanie uchwał rady Wojewodzie Lubelskiemu i innym organom – zgodnie z przepisami 
e) rozpracowywanie materiałów z sesji w tym przekazywanie do załatwienia lub wiadomości interpelacji radnych, wniosków, uchwał, wytycznych itp. właściwym organom i jednostkom 
f) opracowywanie projektów planów pracy rady, powiadamianie zainteresowanych jednostek o zadaniach wynikających z tych planów 
g) prowadzenie rejestru uchwał rady i ich wykonania 
h) prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji radnych i czuwanie nad ich załatwianiem 
i) publikacja uchwał rady 
31) w zakresie obsługi komisji rady: 
a) prowadzenie ewidencji członków komisji, 
b) obsługa techniczno – kancelaryjna komisji tj. zwoływanie posiedzeń i kontroli, sporządzanie protokółów z czynności komisji, rozpracowywanie materiałów z czynności komisji i przekazywanie do załatwienia właściwym organom i jednostkom 
c/ prowadzenie rejestru wniosków komisji i czuwanie nad ich załatwieniem. 

32) w zakresie obsługi przewodniczącego rady: 
a) wykonywanie czynności zapewniających przewodniczącemu sprawne kierowanie pracami rady, szczególnie w czasie sesji rady 
b) podejmowanie i przedstawianie przewodniczącemu własnych inicjatyw zmierzających do usprawnienia pracy rady i jej organów, 
c) obsługa kancelaryjno – techniczna przewodniczącego. 

33) w zakresie obsługi radnych: 
a) tworzenie radnym właściwych warunków wykonywania mandatu, udzielanie im w tym zakresie niezbędnej pomocy, w szczególności przez współorganizowanie szkoleń oraz dostarczanie materiałów informacyjnych pomocnych w sprawowaniu mandatu radnego 
b) sporządzanie wniosków o nadanie radnym odznaczeń państwowych, odznak resortowych i regionalnych 
c) prowadzenie ewidencji wydanych radnym legitymacji i obecności radnych na sesjach 
d) współorganizowanie spotkań radnych z wyborcami. 
34) prowadzenie współpracy z organizacjami pożytku publicznego 
35) opracowywanie rocznych programów współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz z podmiotami o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
36) organizowanie pracy komisji d)s rozwiązywania problemów alkoholowych oraz realizacja zadań z zakresu wychowania w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi w tym nadzór nad realizacją Gminnego Programu Rozwiązywania problemów alkoholowych.
37) w zakresie świadczeń opieki zdrowotnej:
a) opracowywanie i realizacja programów zdrowotnych wynikających z rozpoznanych potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców Gminy,
b) przekazywanie powiatowi informacji o realizacji programów zdrowotnych,
c) inicjowanie i udział w wytyczaniu kierunków przedsięwzięć lokalnych zmierzających do zapoznania mieszkańców z czynnikami szkodliwymi dla zdrowia oraz ich skutkami,
d) podejmowanie innych działań wynikających z rozeznanych potrzeb zmierzających do zaznajomienia mieszkańców z czynnikami szkodliwymi dla zdrowia
e) wydawanie decyzji w sprawach świadczeniobiorców innych niż ubezpieczonych spełniających kryteria dochodowe o pomocy społecznej,
38) w zakresie współpracy z samorządem mieszkańców wsi: 
a) koordynowanie zebrań wiejskich w szczególności sprawozdawczo wyborczych. 
b) prowadzenie zbioru protokółów zebrań wiejskich 
c) prowadzenie rejestru uchwał i wniosków, nadawanie im biegu oraz czuwanie nad ich realizacją. 
d) prowadzenie rejestru komitetów czynów społecznych
39) prowadzenie spraw związanych z działalnością sołtysów. 
40) w zakresie spraw przeciwpożarowych: 
a) zapewnienie ochotniczym strażom pożarnym środków w zakresie alarmowania, łączności, pomieszczeń, wyposażenia, sprzętu, urządzeń p. pożarowych, odzieży specjalnej i umundurowania, oraz środków transportowych do akcji ratowniczych i ćwiczeń, 
b) organizowanie w razie potrzeby wart p. pożarowych i nakładanie na osoby fizyczne obowiązku tych wart. 
c) sprawowanie nadzoru nad ochroną p. pożarową w stosunku do jednostek organizacyjnych podporządkowanych radzie gminy, 
d) prowadzenie ewidencji ochotniczych straży pożarnych. 
e) naliczanie ekwiwalentu pieniężnego członkom OSP za udział w akcjach gaśniczych i szkoleniach przeciwpożarowych. 
f) organizowanie zawodów strażackich. 
g) zapewnienie w razie potrzeby uczestnictwa OSP w uroczystościach i imprezach gminnych i ponadgminnych. 
h) organizowanie konkursu wiedzy pożarniczej. 
i) rozliczanie paliw i smarów w jednostkach OSP. 
j) planowanie, organizowanie i obsługa zebrań sprawozdawczych i sprawozdawczo – wyborczych w jednostkach OSP w porozumieniu z Gminnym Zarządem Związku OSP, a w tym: 
- ewidencjonowanie zadań, jakie planują do wykonania jednostki OSP oraz ocena ich efektów rzeczowych i finansowych, 
- ewidencjonowanie uchwał walnego zebrania dotyczących odpłatności za wynajem pomieszczeń, stanowiących własność gminy, a przekazanych w administrowanie jednostkom OSP. 

41) w zakresie spraw wojskowych: 
a) przeprowadzanie czynności związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie z organami wojskowymi w administrowaniu rezerwami osobowymi dla celów powszechnego obowiązku obrony, 
b) wzywanie do rejestracji poborowych, 
c) przeprowadzanie rejestracji poborowych, 
d) wzywanie do wstawienia się przed komisja lekarską i komisją poborową, 
e) sporządzanie list poborowych, 
f) współdziałanie z wojewodą w przeprowadzaniu poboru. 
g) zawiadamianie wojskowego komendanta uzupełnień o statusie pracownika podlegającego czynnej służbie wojskowej, 
h) wydawanie zaświadczeń w sprawie powszechnego obowiązku obrony, 
i) organizowanie i doręczanie kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych przeprowadzonych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny, 
j) organizowanie służby zastępczej poborowych, 
k) wykonywanie zobowiązań na rzecz mobilizacyjnych sił zbrojnych, 
l) wydawanie zaświadczeń w sprawie powszechnego obowiązku obrony, 
ł) organizowanie i doręczanie kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych przeprowadzonych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji w czasie wojny. 
m) organizowanie służby zastępczej poborowych, 
n) wykonywanie zobowiązań na rzecz mobilizacyjnych sił zbrojnych. 
o) wydawanie decyzji w sprawie świadczeń osobistych i rzeczowych 
p) wydawanie decyzji uznającej poborowego za jedynego żywiciela rodziny. 
r) przyznawanie i wypłacanie zasiłku na utrzymanie rodzin żołnierzy. 
s) utrzymywanie w stałej gotowości dokumentacji świadczeń na rzecz obrony kraju. 
t) utrzymywanie w stałej gotowości akcji kurierskiej. 
u) współdziałanie z policją i strażą pożarną. 

42) W zakresie obrony cywilnej
a) opracowywanie i utrzymanie w stałej aktualności dokumentów dotyczących osiągania podwyższonej i pełnej gotowości państwa. 
b) opracowywanie i utrzymywanie w stałej gotowości szczegółowych planów zapewniających realizację zestawów zadań przewidzianych do realizacji w procesie podwyższania gotowości obronnej państwa. 
c) opracowywanie analiz, sprawozdań i informacji dotyczących realizacji zadań obronnych 
d) organizowanie działalności kontrolno rozliczeniowej w zakresie realizacji zadań obronnych. 
e) realizacje przedsięwzięć w zakresie szkolenia obronnego. 
f) sporządzanie okresowych informacji i analiz w zakresie wybranych dziedzin gospodarczo obronnych dla potrzeb wójta. 
g) kontrola realizacji zadań obronnych przez jednostki organizacyjne działające na terenie Gminy. 
g) zadania w dziedzinie obrony cywilnej ujęte w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 września 1993 w sprawie obrony cywilnej (Dz.U.Nr 93, poz. 429 z późn. zmianami) 
h) wykonywanie zadań szefa obrony gminy. 
i) koordynowanie przygotowań i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej. 
j) tworzenie formacji obrony cywilnej. 
k) przeznaczanie do służby obrony cywilnej (nadawanie przydziału mobilizacyjno – organizacyjnego) 
l) wydawanie na podstawie decyzji Rady Ministrów decyzji w sprawie przygotowania do samoobrony. 
ł) wydawanie decyzji w sprawie świadczeń osobistych i rzeczowych. 
m) analizowanie potrzeb, planowanie oraz wnioskowanie o uruchomienie środków finansowych na realizację zadań obrony cywilnej 
n) ustalenie (uaktualnienie) wykazu instytucji państwowych, przedsiębiorców i innych jednostek organizacyjnych oraz społecznych organizacji ratowniczych funkcjonujących na terenie Gminy – przewidzianych do prowadzenia przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej 
o) prowadzenie magazynku obrony cywilnej.
p) opracowywanie planu obrony cywilnej, a także planu operacyjnego przewidzianych w Strategii Bezpieczeństwa RP (Dyrektywa RM z dnia 4 stycznia 2001 r. i innych aktów prawnych) planowanie i realizacja gminnych szkoleń i ćwiczeń z zakresu obrony cywilnej oraz udział w ćwiczeniach wojewódzkich i organizowanych przez inne jednostki 
r) bezpośredni nadzór nad realizacją szkoleń ludności w zakresie obrony cywilnej (ochrony ludności, powszechnej samoobrony) oraz ich upowszechnianie. 

43) w zakresie stanu klęsk żywiołowych:
a) opracowywanie planu reagowania kryzysowego i planu ochrony przed powodzią – z uwzględnieniem procedur postępowania na wypadek wystąpienia awarii, katastrof i klęsk żywiołowych 
b) koordynowanie współpracy z pełnomocnikiem Wojewody ds. ratownictwa medycznego w sytuacjach kryzysowych 
c) współpraca z terenowym organem administracji wojskowej (WKU) 
d) koordynowanie czynności związanych z bezpośrednim udzielaniem pomocy humanitarnej gminom w sytuacjach kryzysowych 
e) wdrażanie nowych rozwiązań i programów wspomagających zobrazowanie zasięgu sytuacji kryzysowych i możliwości przeciw działania im w ramach Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego (GZRK) 
f) prowadzenie dokumentacji dotyczącej funkcjonowania GZRK 
g) analiza i przetwarzanie informacji dla potrzeb reagowania kryzysowego 
h) aktualizacja list (wykazów) osób funkcyjnych powiadamianych w sytuacji kryzysowej 
i) aktualizacja danych o istniejących na terenie gminy środkach i ich przydatności do ostrzegania i alarmowania ludności 
j) opracowywanie różnych sposobów ostrzegania stosownie do rodzaju zagrożeń oraz procedur ich uruchomienia 
k) opracowywanie planów działania i monitorowanie przedsięwzięć związanych z realizacja programów reagowania w czasie stanów klęski żywiołowej oraz udział w opracowywaniu planu reagowania 
44) współdziałanie z Policją w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego, 
45) udzielanie zezwoleń i nadzorowanie zbiórek. 
46) w zakresie administrowania danymi osobowymi i obsługi informatycznej w urzędzie: 
a) stosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych 
b) prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych 
c) określanie pomieszczeń tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane przy użycie sprzętu komputerowego, 
d) określanie zasad dostępności do danych osobowych osób nieupoważnionych, 
e/ określanie sposobu zabezpieczenia sprzętu i pomieszczeń służących do przetwarzania danych. 
f) opracowanie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych, 
g) zabezpieczanie urządzeń i systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych przed utratą tych danych spowodowaną awarią zasilania lub zakłóceniami sieci zasilającej. 
h) tworzenie raz w tygodniu kopii awaryjnych i sprawdzanie ich co miesiąc pod kątem ich dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu. 
i) niszczenie kopii awaryjnych po ustaniu ich użyteczności. 
j) sprawdzanie co tydzień sieci komputerowej programem antywirusowym. 
k) konserwacja i przegląd komputerów, 
l) nadawanie co miesiąc hasła i identyfikatora osobom korzystającym z systemu przetwarzania danych osobowych, 
47) zakresie ochrony informacji niejawnych:
a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
b) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych
c) zapewnienie ochrony fizycznej
d) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
e) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
f) opracowywanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji
g) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych
h) prowadzenie kancelarii tajnej
48) w zakresie obsługi gospodarczej urzędu : 
a) utrzymywanie czystości w pomieszczeniach biurowych , w sanitariatach oraz na klatce schodowej, 
b) pielęgnowanie kwiatów znajdujących się w biurze. 
c) pielęgnowanie terenów zielonych wokół urzędu. 
d) usuwanie w okresie zimowym śniegu ze schodów wejściowych oraz posypywanie ich piaskiem. 
e) sprawowanie pieczy nad budynkiem urzędu gminy i znajdującym się w nim mieniem po godzinach urzędowania poprzez włączanie alarmu i zamykanie drzwi wejściowych. 
f) dekorowanie flagami budynku urzędu z okazji rocznic państwowych i innych uroczystości.
49) obsługa samochodu służbowego